16.05.2022
НЕ ТРАТЬТЕ ВРЕМЯ НА СОВЕЩАНИЯ
Как использовать совещания максимально эффективно?
Совещания стоят дорого. Как использовать их максимально эффективно? Поделюсь гайдом, который составила в помощь всем «совещателям».
1. ТИПЫ совещаний:
2. В основе любого совещания – ПОВЕСТКА. Она определяется следующим важным элементом – ЦЕЛЬЮ, ориентированной на РЕЗУЛЬТАТ.
❓ Чего мы хотим достичь? Это требует группового ввода? Мы пытаемся генерировать идеи или выявлять проблемы?
Ясно изложите цель встречи! Например, мозговой штурм о том, как уменьшить количество отказов клиентов.
❗️ Если вы не можете в двух словах описать, зачем проводите встречу, не нужно ее проводить!
3. ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ – не более 60 минут. Дальше теряются концентрация и интерес.
4. КОГО ПРИГЛАШАТЬ, или правило двух пицц (автор – основатель Amazon Джефф Безос).
Если вам нужно больше двух пицц, чтобы накормить участников процесса, людей слишком много!
Чем больше людей, тем больше обсуждений, больше разногласий и больше напряженности. Хорошую встречу обеспечивает баланс между минимальным количеством участников и максимальным использованием их творческого потенциала.
5. РОЛИ
- стремление собрать из частей целое
- креативность, внимание к деталям
- умение общаться и договариваться
- стрессоустойчивость и эмоциональная выносливость
6. ЭТАПЫ СОВЕЩАНИЯ
И еще – я рекомендую задавать правильный тон совещаниям, используя ice breakers. Знаете, что это такое? Какими можете поделиться?
1. ТИПЫ совещаний:
- обычные – обмен информацией, летучки, подведение итогов, постановка задач
- стратегические – решение проблем, создание плана
2. В основе любого совещания – ПОВЕСТКА. Она определяется следующим важным элементом – ЦЕЛЬЮ, ориентированной на РЕЗУЛЬТАТ.
❓ Чего мы хотим достичь? Это требует группового ввода? Мы пытаемся генерировать идеи или выявлять проблемы?
Ясно изложите цель встречи! Например, мозговой штурм о том, как уменьшить количество отказов клиентов.
❗️ Если вы не можете в двух словах описать, зачем проводите встречу, не нужно ее проводить!
3. ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ – не более 60 минут. Дальше теряются концентрация и интерес.
4. КОГО ПРИГЛАШАТЬ, или правило двух пицц (автор – основатель Amazon Джефф Безос).
Если вам нужно больше двух пицц, чтобы накормить участников процесса, людей слишком много!
Чем больше людей, тем больше обсуждений, больше разногласий и больше напряженности. Хорошую встречу обеспечивает баланс между минимальным количеством участников и максимальным использованием их творческого потенциала.
5. РОЛИ
- участник – говорите кратко и по делу
- организатор – управляйте повесткой, подводите итоги с четкими действиями, ответственными лицами и сроками
- стремление собрать из частей целое
- креативность, внимание к деталям
- умение общаться и договариваться
- стрессоустойчивость и эмоциональная выносливость
6. ЭТАПЫ СОВЕЩАНИЯ
- До – повестка, цель, состав участников, материалы.
- Во время – концентрация на получении вклада всех участников и достижении поставленной цели; обсуждение следующих шагов; определение ответственных лиц и сроков.
- После – итоги встречи, принятые решения, план действий. Обратная связь от участников.
И еще – я рекомендую задавать правильный тон совещаниям, используя ice breakers. Знаете, что это такое? Какими можете поделиться?